À toutes les conférences ayant le statut d’ASBL,
Nous souhaitons vous transmettre quelques conseils basés sur des expériences récentes, qu’il nous paraît important de partager pour vous éviter d’éventuels soucis administratifs. Bien que nous soyons convaincus que, dans la plupart des cas, un bon suivi est déjà assuré, nous craignons cependant que ce ne soit pas clair pour tout le monde.
Suivi des dossiers APE en ligne
Toutes les associations employant des travailleurs sous statut APE doivent impérativement surveiller régulièrement leur dossier en ligne. Cette recommandation fait suite à un incident survenu dans une organisation qui a dû rembourser une somme importante à la suite d’indus, faute d’avoir pris connaissance à temps des notifications envoyées sur le site du Forem.
Pour éviter de tels désagréments, il est essentiel de vérifier fréquemment plusieurs points clés :
- Le VGE (Volume Global d’Emploi) : Assurez-vous que ce volume est bien respecté,
- Le VPE (Volume d’Emploi Pérennisé) : Surveillez sa conformité,
- Le CCE (Contrôle du Coût Effectif) : Prenez en compte les variations.
Ces contrôles sont particulièrement importants si vous avez un employé en absence de longue durée. Il faut impérativement signaler l’absence et soit le remplacer et si nécessaire, demander rapidement une dérogation pour le délai de remplacement, soit encore demander la suspension de subvention pendant la période d’absence. Le but étant d’éviter de devoir rembourser la subvention qui aurait été versée durant l’absence.
Pour plus d’informations ou en cas de doute, vous pouvez consulter votre espace sur le site du Forem avec vos identifiants ou contacter le service par mail à l’adresse ape@contact.be. Leur réactivité est généralement très bonne.
Consultation régulière de l’e-Box
Les ASBL disposent en principe d’une e-Box, même si elles ne l’ont pas demandée ou ne le savent pas. Certaines notifications importantes y sont envoyées et ne sont pas toujours transmises par mail ou par courrier. Ce canal de communication mérite une attention particulière afin d’éviter tout oubli ou malentendu administratif.
N’hésitez pas à contacter le conseil provincial via l’adresse mail liege@vincentdepaul.be si vous avez des questions. Nous vous répondrons dès que possible.
Cordialement,
Au nom du conseil provincial.